Exista trei maxime pe care trebuie sa le retii pentru a reusi in viata : a vedea inseamna a sti ; a vrea inseamna a putea, a indrazni inseamna a avea. (Alfred de Musset)
Acasa
Proiecte
Proiecte in derulare
Cazuri de succes
Proiecte finalizate
Departament proiecte
Parteneri
Servicii
Mediere electronica
Creare cont utilizator
Cautare loc de munca
Cautare CV
Adaugare CV
Cariera
Achizitii
Noutati
Glosar
Adrese utile
Contact
 


 

F.A.Q.(Intrebari frecvente)
In continuare am grupat citeva dintre intrebarile referitoare la diferite aspecte legate de managementul proiectelor cu finantare nerambursabila, pe care le-am primit de la membrii CNIPMMR, incepind din ianuarie 2002 (data infiintarii DP), impreuna cu raspunsurile date, in speranta ca vor putea constitui clarificari ale unora dintre problemele cu care se confrunta cei aflati la inceput de drum. Gruparea am facut-o astfel incit sa se poata identifica etapele pe care le parcurge un solicitant de finantare, din momentul cristalizarii unei idei, si pina la transpunerea in practica a ideii, cu ajutorul unei finantari nerambursabile.
 
Initierea proiectului(de la idee la proiect)
Analiza proiectului
Organizarea pentru managementul de proiect(formarea echipei de proiect)
Planificarea proiectului
Bugetul proiectului
Ce se intampla dupa transmiterea cererii de finantare
Implementarea proiectului
Monitorizarea si controlul proiectului
Evaluarea proiectului
Raportarea proiectului
Concluzii

PLANIFICAREA PROIECTULUI
“Nu exista vint favorabil pentru cel care nu stie incotro se indreapta!”
Seneca
  1. Ce resurse sint necesare pentru realizarea unui proiect?
  2. Care sunt etapele necesare pentru planificarea unui proiect?
  3. De ce se stimuleaza parteneriatele?
  4. Cum se aleg partenerii pentru implementarea unui proiect?
  5. Ce este schema proiectului?
  6. Ce este o specificatie?
  7. Ce sunt termenii de referinta?
  8. Cum se stabilesc obiectivele unui proiect?
  9. Prin ce se caracterizeaza un proiect este “bine facut”?
  10. Ce trebuie sa mai contina un “proiect bun”?
  11. Cum se elaboreaza o propunere de proiect / o cerere de finantare?
1. Ce resurse sint necesare pentru realizarea unui proiect?
Resursele necesare pentru derularea unui proiect sint:
  • resurse umane:
    • personal specializat in management de proiect
      • Ce competente sint necesare?
      • Ce competente sint disponibile si cit timp sint disponibile?
      • De ce au nevoie pentru a putea derula proiectul?
      • Ce asteapta de la participarea la realizarea proiectului?
  • resurse de timp:
    • timp disponibil pentru activitatile ocazionate de derularea proiectului
      • Cit timp este necesar pentru aplicarea proiectului?
      • Care sint constringerile?
      • Care sint activitatile cu durate mari?
  • resurse financiare:
    • resurse necesare pentru pregatirea propunerii de proiect
    • cofinantarea necesara pentru derularea proiectului
      • Cit va costa aplicarea proiectului?
      • Ce resurse financiare sint disponibile? Vor fi cheltuite eficient?
      • Care sint costurile utilitatilor necesare?
      • Dar costurile administrative?
  • resurse materiale:
    • echipamente, materiale, spatii si alte resurse necesare
      • Ce materiale sint necesare?
      • Ce materiale sint disponibile?
      • Care este valoarea raportului cost/benefiu?
      • Ce echipamente sint necesare si care sint disponibile?
      • Care sint costurile imobilizarii acestora?
      • Ce cerinte legale, administrative, etc. trebuie respectate?
      • Ce proceduri specifice trebuie respectate?
  • resurse tehnologice
    • metode, tehnologii, proceduri de lucru
      • Cum isi vor realiza sarcinile?
      • Cine ce va face exact?
      • Cum vor fi coordonati?
      • Ce procese vor fi aplicate - in detaliu, ca succesiuni de faze?
      • Care va fi organizarea?Cum se va asigura comunicarea?;
  • resurse de autoritate si putere
    • autoritatea este dreptul managerului de proiect de a lua decizii si de a cere subordonatilor aducerea lor la indeplinire
    • puterea reprezinta posibilitatea concreta a managerului de proiect de a influenta si de a controla comportamentul subordonatilor
  • resurse educationale.
2. Care sunt etapele necesare pentru planificarea unui proiect?
Succesul proiectului se construieste in faza de planificare Planificarea proiectului se face fara a se omite 3 aspecte esentiale:
  • concentrarea eforturilor pentru obtinerea rezultatelor dorite
    • modul de aplicarea a activitatilor incluse in proiect;
  • corelarea rezultatelor partiale dorite cu rezultatele globale previzibile:
    • corelarea scopurilor urmarite de diferitele categorii de parti interesate
    • diminuarea rezistentei la schimbare
  • abordarea sistemica a obiectivelor urmarite
    • satisfacerea progresiva a scopurilor, in ordinea prioritatilor
    • repetarea rezultatelor obtinute si diseminarea experientei cistigate
Planificarea proiectului trebuie sa ia in considerare urmatoarele aspecte:
  • definirea clara a domeniului proiectului
  • criteriile/parametrii in functie de care se apreciaza succesul proiectului
  • stabilirea responsabilitatilor fiecarui membru al echipei de proiect
  • planificarea si programarea activitatilor necesare
  • identificarea resurselor necesare si alocarea resurselor disponibile
  • crearea parteneriatelor cerute
  • actiunile anticipate si riscuri/elemente neprevazute
  • identificarea factorilor de influenta si a partilor interesate, precum si impactul estimat
  • punctele de analiza si evaluare pe parcursul derularii proiectului
  • caile de feedback
  • monitorizarea si evidentierea succeselor partiale/finale
Planificarea proiectului se refera la:
A. planificarea propriu-zisa a derularii proiectului
  • previziuni: pentru estimarea a ceea ce se poate intimpla in viitor
  • obiective: formularea a ceea ce dorim sa obtinem in viitor
  • programe: etapele de parcurs pentru atingerea obiectivelor
  • planuri: termene pentru parcurgerea fiecarei etape
  • bugete: alocarea resurselor necesare
  • proceduri: modurile de lucru agreate pentru desfasurarea activitatilor
  • politici: ghiduri elaborate pentru abordarea constanta a elementelor repetitive
Elaborarea planului proiectului se face prin constituirea unei echipe de planificare, cu urmatoarele roluri:
  • conceperea modului de aplicare a activitatilor incluse in proiect - realizarea planului de activitati, cu termene, responsabilitati, resurse, criterii de acceptare, etc.
  • alegerea parametrilor care trebuie masurati pentru a putea evalua rezultatele obtinute (gradul de indeplinire a obiectivelor stabilite)
  • reducerea rezistenta la schimbare pe parcursul implementarii proiectului.
Cind se elaboreaza planul de activitati, trebuie parcurse urmatoarele etape:
  1. Evaluarea unui buget previzional pentru fiecare activitate/faza a proiectului
  2. Identificarea costurilor, pe categorii (mijloace financiare, umane, tehnice)
  3. Consolidarea costurilor la nivel global
  4. Arbitraj si realocarea resurselor disponibile in limitele bugetului proiectului.
Managementul proiectelor presupune echilibrarea a trei factori:
  • Timp: timpul actioneaza ca o restrictie
  • Bani (resurse): bugetul nu poate fi majorat
  • Calitatea (specificatii tehnice): obiectivele nu pot fi modificate.
Eficacitatea si eficienta proiectului se construiesc in faza de planificare:
  • Se definesc resursele necesare si suficiente pentru implementarea proiectului:
    • evaluarea resurselor necesare:
      • umane: numar de personal, timp de lucru
      • financiare
      • tehnice: instruire, utilaje noi, etc.
    • compararea resurselor necesare cu cele disponibile:
      • cazul ideal: resursele necesare = resursele disponibile - toate resursele necesare sint disponibile, atit calitattiv, cit si cantitativ
      • cazul cel mai probabil: resursele necesare > resursele disponibile - necesitatile sint partial acoperite, dar trebuie stabilite prioritati
      • cazul cel mai defavorabil: resursele necesare >> resursele disponibile - trebuie ierarhizate necesitatile si alese doar acele activitati care au efecte majore
    • evaluarea efectelor consumarii resurselor
Pentru identificarea resurselor necesare si disponibile se vor analiza:
  • sursele atrase din alta directie (fonduri, oameni);
  • elementele de importanta moderata;
  • elementele de importanta critica (echipamente);
  • termenele critice;
  • posibilitatile de modificare a bugetului pe unitati de proiect;
  • cerintele sponsorului.
B. organizarea pentru derularea proiectului:
  • stabilirea structurii organizationale
  • oameni, resurse, facilitati, astfel organizate incit sa fie utilizate eficace si eficient
    • delegare
      • stabilirea nivelurilor de autoritate si a responsabilitatilor individuale
    • relatii de cooperare
      • incurajarea oamenilor sa coopereze pentru atingerea obiectivelor
    • comunicare
      • evidentierea canalelor de comunicare (pe orizontala si pe verticala)
Organizarea este procesul prin care se definesc si se aloca sarcinile intr-un grup sau organizatie, in vederea realizarii eficace si eficiente a unei anumite activitati; consta in:
  • divizarea activitatii in subactivitati
  • motivarii oamenilor
  • alocarea sarcinilor pe grupuri/echipe/persoane
  • conceperea mecanismului de comunicare si de coordonare
  • conceperea mecanismului de control a implementarii proiectului
  • conceperea mecanismului de evaluare a proiectului.
C. controlul derularii proiectului
  • stabilirea de standarde de performante pentru cei implicati in derularea proiectului
  • stabilirea parametrilor caracteristici pentru succesul proiectului si a modului de masura, pentru a permite compararea acestora cu tintele prestabilite
  • definirea modului de reactie in cazul abaterilor, a modalitatilor de eliminare a cauzelor abaterilor si de imbunatatire continua a proceselor.
Controlul este procesul prin care managerul proiectului se asigura ca activitatile se realizeaza in mod eficace si eficient.
  • importanta controlului:
    • permite adaptarea grupului/organizatiei la cerintele mediului extern
    • asigura functionarea eficace si eficienta a organizatiilor complexe
    • permite corectii, identificarea si rezolvarea problemelor
  • metode de control:
    • ex-ante: inainte de inceperea proiectului
    • pe durata derularii proiectului
    • ex-post: control final
    • control general (100%)
    • control in punctele critice:
      • elemente ale sistemului organizational de a caror buna functionare depinde succesul proiectului
      • mecanismul de culegere si prelucrare a informatiilor trebuie conceput si focalizat in primul rind asupra punctelor critice
      • informatia prelevata trebuie sa fie relevanta, corecta si accesibila la momentul oportun.
Controlul derularii proiectului este posibil prin mai multe metode, care sint descrise in procedura de control. Aceasta:
  • defineste rezultatul dorit
  • defineste indicatorii de realizare
  • defineste valorile asteptate ale indicatorilor
  • concepe mecanismul de culegere si prelucrare a informatiilor
  • culege si prelucreaza informatiile
  • decide si aplica correctii in caz de abatere.
In faza de planificare se cuantifica de asemenea:
  • Efectele obiectivelor: impactul pozitiv al proiectului asupra beneficiarilor dintr-un anumit sector si / sau o anumita regiune.
  • Rezultatele proiectului: produse concrete si / sau serviciile oferite de proiect grupurilor vizate in mod direct.
3. De ce se stimuleaza parteneriatele?
Parteneriatul este promovat pentru ca:
  • parteneriatul faciliteaza diseminarea si trasferabilitatea rezultatelor obtinute pe parcursul derularii unui proiect
  • parteneriatul satisface dorinta finantatorului de a implica cit mai multi beneficiari si de a satisface cit mai multe necesitati.
4. Cum se aleg partenerii pentru implementarea unui proiect?
De obicei, se aleg acele organizatii cu care se colaboreaza in mod traditional. Daca este nevoie de competente complementare, se apeleaza la serviciile de specialitate existente sau se solicita recomandari, se participa la seminarii de contact.

Cooperarea dintre parteneri se evalueaza prin:
  • participarea efectiva a tuturor partenerilor la realizarea propunerii de proiect si la derularea proiectului, prin roluri specifice
  • evidentierea contributiei financiare a fiecarui partener la bugetul proiectului
  • metodologia adoptata pentru lucrul in parteneriat: cai de comunicare, roluri in realizarea si diseminarea produselor proiectului, participarea la evaluare impactului si managementului proiectului.
5. Ce este schema proiectului?
Schema proiectului (matricea logica a proiectului) este un instrument util pentru clarificarea obiectivelor, conceptualizarea si buna intelegere a proiectului. Schema proiectului defineste clar obiectivele, stabilind conexiuni logice intre seturi ierarhizate de sub-obiective si rezultatele de obtinut, in conditiile cunoasterii factorilor ce pot influenta derularea proiectului.

In schema proiectului sin reunite principalele elemente ale unui proiect:
  • Misiuni (denumite si consecinte)
    • obiectivele generale, descrise in termeni cantitativi, la nivel national sau regional;
  • Scopuri (denumite si efecte)
    • elemente care contribuie la realizarea obiectivelor globale;
  • Rezultate
    • contribuie la realizarea scopurilor proiectului (sint necesare, dar nu sint intotdeauna suficiente); se refera la structurile concrete / materiale sau institutionale constituite prin proiect
  • Resurse
    • resursele necesare pentru constituirea si realizarea rezultatelor proiectului
  • Ipoteze
    • se refera la rezultatele complementare ale altor proiecte, la conditiile ce trebuie indeplinite de mediu pentru ca legaturile cauzale dintre misiuni, scopuri, rezultate si resurse sa poata opera
  • Indicatorii si mijloacele de verificare
    • identificarea si cuantificarea de indicatori care masoara gradul de realizare la diferite niveluri a proiectului. Indicatorii trebuie sa fie precisi, cuantificabili; permit evaluarea si monitorizarea proiectului, prin compararea resurselor proiectului cu gradul de realizare a rezultatelor proiectului si cu indeplinirea scopurilor si misiunilor.
Obiectivele sint descrise intr-o coloana (numita REZUMAT) care prezinta resursele consumate de proiect pentru a fi transformate in rezultate.
6. Ce este o specificatie?
Specificatia este un document care exprima cerintele referitoare la un produs/serviciu/proiect si include este o descriere narativa a caracteristicilor / activitatilor necesare. Complexitatea specificatiei este determinata de cerintele managementului de varf, ale clientului si/sau ale grupurilor de utilizatori.
7.Ce sunt termenii de referinta?
Termenii de referinta sunt elementul esential al invitatiei la licitatie, ce precizeaza lucrarea de executat, obiectivele de indeplinit si modul in care ofertantul trebuie sa abordeze proiectul. Termenii de referinta:
  • explica ceea ce trebuie facut si cum se va masura reusita, sugerand necesitatea unei detalieri cat mai profunde
  • determina un raspuns al ofertantului la o invitatie la licitatie, ce va permite compararea diferitelor oferte
  • trebuie sa fie orientati spre rezultate, facilitand masurarea reusitei.
Termenii de referinta se concenteaza asupra obiectivelor si constrangerilor (limitarea resurselor poate constitui un termen de referinta).
8. Cum se stabilesc obiectivele unui proiect?
Succesul unui proiect depinde de definirea clara si corecta a obiectivelor urmarite. Pentru stabilirea obiectivelor, este important sa se cunoasca:
  • care sunt obiectivele globale stabilite pentru program
  • care sunt indicatiile cuprinse pentru program
  • care sunt obiectivele cheie
  • daca exista un obiectiv guvernamental (prioritar) declarat.
Exista mai multe tipuri de obiective:
  • in functie de gradul de masurabilitate:
    • obiective cantitative si obiective calitative;
Un obiectiv cantitativ este valoarea ce se urmareste sa fie realizata intr-o anumita perioada de timp (cât de mult). Un obiectiv calitativ descrie stadiul atingerii unor caracteristici (cât de bine).
  • in functie de gradul de complexitate:
    • obiective pe termen lung (generale) si obiective immediate, pe termen scurt (specifice).
Un obiectiv general reprezinta orientarea globala catre dezvoltare, la care trebuie sa contribuie programul.

Un obiectiv imediat: (specific) reprezinta impactul pozitiv al proiectului asupra beneficiarului dintr-un anumit sector si / sau o anumita regiune.

Adesea exista mai multe riscuri in definirea obiectivelor unui proiect:
    • confuzie intre veleitate si obiectiv
    • impresia ca toata lumea intelege jumatati de cuvinte (ambiguitate in exprimarea obiectivelor).
Metoda cea mai buna pentru stabilirea obiectivelor unui proiect este transformarea ambitiilor organizatiei intr-un obiectiv concret, precis si masurabil, intr-un interval de timp exact.

Citeva recomandari pentru alegerea obiectivelor proiectului:
  • obiectivele proiectului se aleg de obicei in functie de obiectivele/prioritatile programului
  • trebuie sa se potriveasca cu tendintele/obiectivele generale/nationale
  • trebuie sa permita o justificare suficienta pentru proiect, in functie de experienta organizatiei promotoare
  • nu este bine sa fie prea ambitioase
  • trebuie sa fie adecvate/corelate cu grupul tinta ales
  • trebuie sa fie exprimate ca finalitati de dorit, nu ca un mijloc (proces) de indeplinire
  • trebuie sa fie cuantificabile, masurabile, exprimate precis, realiste si posibile.
9. Prin ce se caracterizeaza un proiect este “bine facut”?
De regula, un proiect “bine facut” trebuie sa indeplineasca o serie de conditii strategice si tactice, dintre care cele mai importante sunt:
  • Gradul de adecvare – sa fie potrivit atingerii scopurilor si obiectivelor stabilite
  • Realizabilitatea sau fezabilitatea proiectului – proiectul este realist, poate fi derulat
  • Eficienta - consum optim de resurse pentru atingerea obiectivelor
  • Simplitatea si precizia – proiectul este atit de complex cit este suficient si necesar pentru atingerea obiectivelor (cuprinde doar acele activitati si aloca doar resursele necesare si suficiente realizarii obiective prevazute). Trebuie precizat ca excesul de precizie poate fi la fel de daunator ca si imprecizia
  • Sistematizarea, lizibilitatea si claritatea – proiectul este clar si exact conceput si descris
  • Operationalitatea – proiectul este usor de aplicat/realizat
  • Unitatea si consistenta – proiectul este coerent cu specificul organizatiei promotoare si cu programul in care este depus, nu contine contradictii conceptuale, principiale sau actionale
  • Continuitatea – proiectul este integrat in activitatile trecute/viitoare ale organizatiei, iar fiecare actiune le pregateste pe cele ulterioare
  • Flexibilitatea – proiectul este adaptabil - in functie de schimbarile exterioare si permite alocarea unor resurse in situatii neprevazute
  • Viabilitatea - proiectul este auto-sustenabil (dupa incetarea finantarii, rezultatele pot continua sa apara)
  • Oportunitatea - proiectul satisface niste necesitati actuale
  • Eficacitatea - proiectul este capabil sa duca la obtinerea rezultatelor declarate
  • Incadrarea optima in timp – precizarea orizontului temporal al fiecarei actiuni sau complex de actiuni. Orizontul de timp trebuie sa fie adaptat nivelului proiectului sau planului.
10. Ce trebuie sa mai contina un “proiect bun”?
Un proiect trebuie sa includa doar acele activitati suficiente si necesare atingerea obiectivelor proiectului:
  • in proiect se includ toate activitatile necesare pentru a produce rezultatele prevazute, dar nu se includ alte activitati curente care se desfasoara in cadrul organizatiei, fara legatura cu proiectul
  • activitatile se formuleaza ca actiuni de desfasurat, nu ca rezultate de indeplinit
  • activitatilor trebuie sa li se asocieze termene, responsabilitati (planificarea detaliata a proiectului)
  • in planificare este necesar sa se prevada o etapa referitoare la managementul proiectului.
Proiectul trebuie sa prevada toate rezultatele necesare atingerii obiectivelor, care sa poata fi insa posibil de obtinut cu resursele disponibile in cadrul proiectului. Rezultatele asteptate, ca o consecinta a derularii proiectului:
  • nu trebuie sa fie confundate cu obiectivele proiectului
  • pot fi privite ca mijloacele alese pentru atingerea obiectivelor
  • trebuie sa fie definite exact si sa fie verificabile.
11. Cum se elaboreaza o propunere de proiect / o cerere de finantare?
Inainte de obtinerea unei finantari, proiectul vizat se afla in faza de propunere de proiect. Etapele preliminare de realizare a unei propuneri de proiect sint:
  • identificarea temei de proiect
  • obtinerea termenilor de referinta sau a pachetului de informatii si analiza atenta a cerintelor referitoare la eligibilitate, parteneriat, obiective, termene, conditii de finantare
  • evaluarea fezabilitatii temei alese
  • organizarea pentru elaborarea propunerii de proiect: si constituirea echipei de elaborare a propunerii de proiect (interna, externa sau mixta)
  • conceperea / elaborarea propunerii de proiect.


cautare

Informatii utile
Consiliul National al Intreprinderilor Private Mici si Mijlocii din Romania
































 
copyright 2006 CNIPMMR | Termeni si conditii